Акт приема и передачи

 

Как правильно оформить акт приема передачи материальных ценностей в 2022 году. Приводим пример, как оформить акт приёма-передачи документов. Также прилагаем бланк и заполненный образец акта, доступные для бесплатного скачивания.

Обязательные реквизиты

В бланк включаются следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • место составления;
  • дата составления;
  • информация о продавце и покупателе (наименование организации, Ф.И.О. директора или ИП, данные паспортов, адреса и телефоны);
  • ссылка на предмет, номер и дату договора;
  • полное описание качественных характеристик товара с указанием дефектов;
  • подписи ответственных лиц;
  • печати организаций.

Одним из обязательных реквизитов является стоимость переданных запасов. Одновременно с этим продавец обязан указать сумму НДС или причину освобождения от уплаты налога. В этом случае у покупателя не возникнет спорных ситуаций с возможностью возмещения НДС или отнесения к расходам полной стоимости для целей налога на прибыль.

Также необходимо указать суммы денежных средств, полученных на дату передачи материальных ценностей. Указание полученной предоплаты не является обязательным, но в случае использования облегчит дальнейшее проведение зачета взаимных встречных обязательств, подписание сверки взаиморасчетов, а в случае перечисления оплаты за поставщика третьими лицами является обязательным для подтверждения правильности расчетов.

Как оформлять и сколько хранить

Правильнее передавать купленный товар по унифицированному документу ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной. Но если составить его не представляется возможным, а условия договора позволяют или даже настаивают на составлении акта передачи материальных ценностей, то помните, что он является первичным учетным документом, передаваемым в бухгалтерскую службу. Это означает, что в нем необходимо указать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от N 402-ФЗ). Также в нем должны присутствовать следующие данные:

  • наименование и дата составления;
  • наименование организации и сотрудника, который составляет;
  • содержание факта хозяйственной жизни (что передаем, на каком основании);
  • единицы измерения передаваемых предметов, их количество, цена;
  • наименование должности, подпись и расшифровка подписи того, кто принимает ТМЦ.

Оформляется в двух экземплярах, а затем передается по экземпляру каждой из сторон сделки. Как и другие первичные бухгалтерские документы, он хранится пять лет после отчетного года.

ВАЖНО! Помните, что такой акт не заменяет договор, а составляется на его основании!

Правила составления акта

Организации могут оформлять акт приёма-передачи оборудования в свободной форме или же по специально созданному внутри предприятия шаблону, главное, чтобы он содержал в себе подробные данные о каждой из сторон, которые должны в точности совпадать с теми, что указаны в договоре или контракте. Это необходимо, чтобы не случилось распространенной ситуации, когда из-за одной неправильной буквы (е вместо ё) или ошибки может получиться так, что «заключили договор на передачу с одной фирмой, а приняли у другой».

Данный акт должен включать список оборудования с указанием производителей, марок, серийных номеров, количества и стоимости. Также в нем следует прописать внешний вид, физическое состояние, комплектацию, неисправности (при наличии) и пр., то есть все те параметры, которые были зафиксированы при предварительном осмотре оборудования.

Если уровень оборудования требует присутствия при приеме-передаче узкопрофильного специалиста, то его подпись также должна содержаться в документе и подтверждать качество передаваемой техники.

Перечень оборудования может быть включен в основной документ или же оформлен отдельным приложением к акту. Акт обязательно должен быть заверен руководством предприятий, между которыми состоялся факт передачи.

Оформлять документ можно как на фирменном бланке предприятия, так и на обычном листе А4 формата.

Акт должен быть обязательно составлен в двух экземплярах, а при участии в процедуре передачи третьих лиц количество копий должно быть равнозначным количеству участников процедуры передачи.

Каждый экземпляр нужно заверить оригинальными подписями. К документу при необходимости может быть приложена специальная техническая документация (сведения о ней нужно указать в акте).

Для чего необходим

Это двухсторонний (как минимум) документ, который составляется с целью передать товар от одного лица к другому. Вариантов, между кем составляют документ, множество:

  • два работника бюджетной организации;
  • учреждение и его сотрудник;
  • две организации, заключившие договор о покупке или передаче на хранение.

Для всех этих операций хозяйственной жизни понадобится заполнить акт приема-передачи.

Скачать простой образец акта приема-передачи товара

Как правильно составить передаточный акт в 2022 году

В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

  • Название свидетельства.
  • Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
  • Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
  • Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
  • Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

  1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов». Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц — это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
  2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:
  • № п/п.
  • Наименование документа.
  • Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.
  1. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:

  1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
  2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
  3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
  4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
  5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
  6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

Содержание документа

Каждое учреждение имеет право оформлять приемно-передаточный акт по индивидуально разработанной форме. При этом, важным обстоятельством является то, чтобы в бланке были отражены пункты:

  • Название, дата и место написания свидетельства передачи.
  • Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
  • Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
  • Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
  • Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
  • В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности. Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы.  При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

Источники

Использованные источники информации при написании статьи:

  • https://ppt.ru/forms/tmc/akt-priema
  • https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/obrazets-akta-priemki-peredachi-tovara
  • https://assistentus.ru/forma/akt-priema-peredachi-oborudovaniya/
  • https://docinfo.net/akt-priema-peredachi-dokumentov/
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий