Банковские выписки сколько хранить

 

Таблица со сроками хранения документов в организацииЧтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу. Наименование документа Срок Пункт. Ведение хозяйственной деятельности, в чем бы она ни заключалась, сопровождается необходимостью документально подтверждать совершенные операции. Обилие бумаг порождает желание сократить их количество, однако в отношении различной документации законодательно установлены временные периоды, в течение которых их нельзя уничтожать. Каков срок хранения банковских выписок и платежных

Содержание

Хранение выписок банка и платежных поручений

При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела». Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется сохранять резервную копию не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэш­карты, диски).
на Электронная подписка за 8400 руб.
Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Финансирование, кредитование деятельности

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Бухгалтерский учет и отчетность

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Журналы, базы данных учета:

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Налогообложение

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Налоговые декларации ИП

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Сколько хранить выписки в бухгалтерии организации

Сразу скажем, что напрямую срок хранения банковских выписок в бухгалтерии предприятия действующим законодательством не установлен.

С одной стороны, сколько хранить банковские выписки говорит подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ. Это 4 года (если иное не установлено законом) после отчетного (налогового) периода, в котором выписка была востребована последний раз:

  • для составления налоговой отчетности;
  • начисления и уплаты налога;
  • подтверждения полученных доходов и понесённых расходов.

Указанная норма в полной мере распространяется на хранение электронных документов между банком и клиентами, в том числе клиент-банк.

Однако есть еще приказ Минкультуры России от № 558 с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения. Сколько хранить банковские выписки ООО согласно ему? Позиции 362 говорит о хранении «банковских документов». Срок – 5 лет.

Теперь вы знаете, сколько хранятся банковские выписки. Это минимум 5 лет. В течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим.

Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2022 года: что изменилось».

Сроки хранения бухгалтерской документации

Сроки хранения финансовой отчетности, к которой относятся балансы, отчеты об убытках, целевом использовании денег, зависят от ее типа:

  • Консолидированная и годовая – на протяжении всего срока деятельности предприятия.
  • Квартальная – 5 лет.
  • Месячная – год.

ВНИМАНИЕ! Если на предприятии вместо годовой ведется квартальная или месячная отчетность, то ее также нужно хранить на постоянной основе.

Рассмотрим сроки хранения другой документации:

  • Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
  • Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
  • Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
  • Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
  • Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
  • Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
  • Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
  • Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

Минимальный срок хранения официальной документации составляет 5 лет.

Для чего предназначены банковские выписки и платежные поручения?

Часто в бухгалтерии встречается такое понятие как платежные поручения. Для простого сотрудника эта терминология не несет никакой важности, но для бухгалтера данный вид бумаг – это очень ценная отчетность. Платежное поручение – это документы, на основании которых организации переводит средства клиента определенной личности. Такие выплаты проходят только через банк.

В данной платежке прописывается следующая информация:

  • реквизиты получателя;
  • банковские данные отправителя средств;
  • сумма, которая должна быть перечислена.

Платежные поручения – это своеобразное подтверждения того, что все поручения клиента, которые были связаны с переводом платежей, были выполнены.

Кроме ПП, также в бухгалтерской терминологии часто используется словосочетание банковская выписка. Этот документ – это отображение всех средств компании или предприятия, предпринимателя за определенный строк через открытый в банке расчетный счет (р\с). Этот документ может быть предоставлен клиенту, так и разнообразными контролирующими органами.

Такие документы часто требует налоговая служба для проверки отчетности предприятия или же во время проверки.

Сколько хранит выписки банк

Традиционно запрошенную выписку банк формирует в 2-х экземплярах. Первый выдают клиенту, а второй хранят в архиве кредитной организации.

При этом все выписки, которые по той или иной причине оказались не востребованы клиентами, банк хранит у себя 4 месяца. Потом оформляют соответствующий акт, и они идут на уничтожение.

В своих электронных реестрах данных банк держит выписки в течение срока хранения банковских выписок – 5 лет. При получении от клиента письменного запроса их находят в архиве, распечатывают и выдают на бумаге.

СОВЕТ

При подписании договора на банковское обслуживание, обратите внимание на действующий в этой кредитной организации порядок выдачи банковских выписок. Учтите, что ответственность за получение выписок возложена на клиента банка.

Понятие и значение выписок

По общему правилу банковская выписка – это документ финансового характера, который выдаёт клиенту кредитное учреждение. В ней обычно находят отражение:

  • состояние счета;
  • движение денежных средств по нему за конкретный промежуток времени.

Согласно положениям статьи 9 Закона <О бухучете˃ № 129-ФЗ, операции, которые фирма проводит, в обязательном порядке должны быть подтверждены доказательствами. Одно из них – выписка банка. Хотя действующее российское законодательство не содержит его определения. И в указанном Законе тоже прямо не упоминает.



Ввиду важности таких документов, срок хранения банковских выписок в организации следует строго соблюдать.

Срок хранения платежных поручений в организации

Договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости)об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений,товарно-материальных ценностей 5 лет При условии завершения ревизии (проверки).В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности 5 лет По учету кадров, оплаты труда и т.п.: Лицевые счета работников 75 лет Положения о премировании работников 5 лет Эти документы хранятся пять лет после замены новыми Документы (сводные, расчетные, расчетно-платежные ведомости)на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др.

Срок хранения платежных поручений

Однако из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков храненияследует, что сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат должны храниться: Статья: Нормативное правовое обеспечение в сфере архивного дела: современное состояние и перспективы развития(Кирилловых А.А.)(«Право и экономика», 2021, N 3) В ряде случаев распоряжения Министерства финансов и положения Банка России позволяют отказаться от бумажной формы документов, что, например, относится к платежным поручениям в банковской сфере.

Срок хранения банковских документов в организации

Документы о представлении работников к награждению правительственными наградами и журналы (книги) учета сотрудников, награжденных правительственными и ведомственными наградами 75 лет 48 Статистические отчеты, сведения о численности, составе, движении, учете кадров, работников, занимающих должности руководителей и специалистов, профессиональном обучении кадров, повышении квалификации Постоянно 49 Документы (акты, протоколы, заключения) аварийных комиссий, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами Постоянно 50 Сводные, расчетные, платежные ведомости на выдачу заработной платы, дивидендов по акциям кредитной организации 5 лет 51 Документы о выплате пенсий, пособий по государственному социальному страхованию, книги учета депонированной заработной платы, регистрации исполнительных листов 5 лет 52 Справки на получение льгот по налогам 5 лет VII.

Сроки хранения документов

Сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утвержден приказом Минкультуры России от 25.

№ 558) (далее – Перечень), который подготовлен в соответствии с Законом № 125-ФЗ. Согласно ст.

362 Перечня первичные учетные документы, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, в том числе, например, кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты и другие документы должны храниться 5 лет при условии проведения проверки. В соответствии с п.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2022 году

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы;приложения, пояснительные записки к ним Постоянно Аналитические документы (таблицы, записки, доклады)к годовым балансам и отчетам Постоянно Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов 5 лет Документы (протоколы, акты, заключения)о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов Постоянно Квартальные — 5 лет Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах 5 лет после снятия с учета Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию(пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) Постоянно Отчеты по налогам: Годовые Постоянно Квартальные 5 лет При отсутствии годовых -постоянно Месячные 1 год При отсутствии квартальных — 5 лет Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения)о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней.

Предназначение банковских выписок и платежных поручений

Банковская выписка (сокращенно – БВ) – документ, отражающий движение денежных средств организации или предпринимателя через открытый в банке расчетный счет за определенный период времени. БВ может предоставляться как по запросу клиента или контролирующего органа, так и в соответствии с условиями договора об обслуживании р/с.

Платежные поручения (или ПП) являются документами, на основании которых банковская организация обязана перевести денежные средства клиента определенному лицу. В ПП указываются реквизиты плательщика и получателя, а также сумма, которая должна списаться со счета распорядителя.

Банковские выписки подтверждают, что платежные поручения клиента были выполнены. Кроме того, оба документа нередко запрашиваются налоговыми органами при проведении проверок.

Новый срок хранения банковских документов в организации в 2022 году

Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.

Таблица со сроками хранения документов в организации

Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.
Наименование документаСрокПункт Перечня*

Источник:

Сроки хранения бухгалтерских документов

Как уже было сказано, период хранения установлен Федеральным законом от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Для большинства бухгалтерских бумаг он составляет пять лет. Нюансы связаны с порядком расчета этого срока.

Так, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений по ней отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). А в отношении учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, пятилетний срок считается с того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно

Прошедшие проверку оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) тоже полагается хранить не менее пяти лет, а при возникновении споров или разногласий — до принятия решения по делу, даже если оно вынесено за пределами этого срока (ст. 277 Перечня № 236). А вот период хранения протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов начинает течь только с момента выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).

По общему правилу срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Но этот срок увеличивается до 50 лет, если нет других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда (ст. 553 Перечня № 236).

ВНИМАНИЕ

Здесь и далее по тексту установленный в Перечне № 236 срок хранения, равный 50 годам, относится к документам, созданным после 1 января 2003 год. Аналогичные документы, составленные до этой даты, нельзя уничтожать 75 лет.

Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в специальном сервисе

Сколько хранится выписка по р/с

Согласно ФЗ № 395-1 «О деятельности банков» есть такие требования:

  • все расчеты должны быть документированы по нормам ЦБ (статья 31);
  • банки должны хранить информацию по всем операциям в течение 5 лет и по запросу предоставлять их (статья 40.1).

Пример! Сидоров Василий февраля 2022 года обратился в Сбербанк и запросил выписку за май последних пяти лет: с 2014 по 2022 года. Специалист Сбербанка отказал в выдаче выписки за 2014 год, поскольку прошло более 5 лет, и она уничтожена. За остальные годы Василий получил отчет по счету.

Бухгалтер или руководитель компании сам решает, сколько хранить выписку, принимая во внимание сферу деятельности. Некоторые крупные компании предпочитаю хранить информацию в течение 10 лет или дольше.

С появлением интернет-банка хранение сведений упрощается.

Хранение банковской и кассовой документации

Указ Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У (ред. от ) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» определяет порядок формирования и хранения следующих кассовых документов:

  • журнал регистрации кассовых документов;
  • акты учета принятых и выданных денежных средств в кассе;
  • кассовая книга;
  • приходный и расходный кассовые ордера;
  • и др.

Данный указ предусматривает и правила хранения кассовых документов в электронном виде.

Срок хранения кассовых и банковских документов

Налоговый кодекс РФ говорит, что документы, содержащие налоговый и бухгалтерский учет, хранятся 5 лет. Доходы и расходы организации отражаются в документах, срок хранения которых также составляет 5 лет.

Сроки хранения банковских документов:

  • чековая книжка – 5 лет;
  • выписка из банка по счету организации – 5 лет;
  • платежные поручения – 5 лет;
  • переводные требования – 5 лет;
  • извещения банков – 5 лет.

Сроки хранения кассовых документов:

  • приходные, расходные кассовые ордера – 5 лет;
  • кассовая книга – 5 лет;
  • журнал кассира-операциониста – 5 лет;
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств – 5 лет;
  • авансовый отчет – 5 лет.

Перечень типовых управленческих документов также определяет период хранения кассовых документов, который составляет 5 лет.

При нарушении данных требований на организацию могут быть наложены административные санкции:

  • административный штраф в размере 5-10 тыс. руб., который выплачивает должностное лицо (повторное нарушение наказывается штрафом от 10 до 20 тыс. руб.);
  • штраф для граждан – от 200 до 300 руб., для должностных лиц штраф выписывается в размере 300-500 руб.

Период хранения документов начинается с начала года, который следует за годом, в котором документ был создан.

При судебных разбирательствах и спорах организация обязана хранить документы до окончательного судебного решения.

Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция

Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.

Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов.

Исходя из утвержденной приказом Минкультуры от № 526 формы номенклатуры дел, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.

СПРАВКА

При многоуровневой внутренней структуре организации можно вводить сложные индексы, состоящие из групп цифр, отделяемых друг от друга дефисом. К примеру, отдельные номера могут присваиваться департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела.

Вторым этапом при переходе на новую номенклатуру следует разработать правила формирования заголовков дел. При этом нужно исходить из того, что заголовок в четкой, но обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документации дела. Поэтому нельзя указывать просто «документы» или «переписка». Необходимо конкретизировать «документы по приему на работу» или «переписка с ИФНС».

ВНИМАНИЕ

В заголовке дела нельзя использовать неконкретные формулировки: «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т.п.

Третий этап предполагает распределение всех дел по срокам хранения, и введение соответствующего порядка делопроизводства, при котором документы сразу формируются по делам, исходя из срока хранения. Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения. А разделение дел временного хранения по конкретным срокам осуществляется уже на следующем этапе специалистами, отвечающими за ведение дел в организации.

ВАЖНО

Нужно ли включать в номенклатуру электронные документы? Пункт 96 ГОСТ Р «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет электронное дело как электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Поэтому электронные дела включаются в общую с делами на бумажном носителе номенклатуру. При добавлении электронных документов в общую номенклатуру нужно руководствоваться теми же правилами, которые применяются в отношении «бумажной» документации.

Подключиться к системе «Диадок» для электронного документооборота с контрагентами

Сроки хранения кадровых документов

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, нужно хранить 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Именно такой срок распространяется на трудовые договоры, а также все допсоглашения к ним, включая соглашения о расторжении; личные дела и личные карточки работников (ст. 435, 444, 445 Перечня № 236).

Также минимум полвека хранятся все приказы и распоряжения по личному составу, включая документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Речь идет о приказах о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы (ст. 434 Перечня № 236). Аналогичный срок хранения распространяется и на подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), которые не были востребованы сотрудниками при увольнении (ст. 449 Перечня № 236).

Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность

ВАЖНО

Полувековой период хранения установлен и для гражданско-правовых договоров с физическими лицами, а также актов по ним (ст. 301 Перечня № 236).

Из общего правила имеются исключения. Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий, можно уничтожить уже через три года (ст. 454 и 434 Перечня № 236). Такой же срок хранения определен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня № 236) и согласий на обработку персональных данных. Правда, в последнем случае отсчет трехлетнего периода начинается после истечения срока действия согласия или его отзыва (ст. 441 Перечня № 236). Обратите внимание, что данная поблажка не распространяется на основные документы (положения или инструкции) по обработке персональных данных. Их нужно хранить постоянно (ст. 440 Перечня № 236). Также постоянно придется беречь приказы, распоряжения и прочие кадровые документы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236). Например, к таким документам относятся приказы об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении обязанностей главбуха на руководителя, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие ЛНА.

Пятилетний период сохранности установлен для табеля учета рабочего времени (если условия труда опасные или вредные, этот срок увеличивается в 10 раз), приказов, распоряжений и прочих документов по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня № 236). Аналогичный срок отведен для хранения приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, а также приказов о направлении в командировку работников, не занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Если же работа «вредная», то приказы о командировках нельзя уничтожать в течение 50 лет (ст. 434 Перечня № 236).

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Кроме этого, на протяжении пяти лет хранятся копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и прочие документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности и выдаче материальной помощи (ст. 298 Перечня № 236). А вот платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат придется беречь на год дольше — в течение шести лет (ст. 295 Перечня № 236).

ВНИМАНИЕ

Платежные ведомости и расчетные листки следует хранить шесть лет только при условии, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. В противном случае указанные документы должны оставаться в сохранности на протяжении 50 лет (ст. 295 Перечня № 236).

Рассчитайте зарплату и пособия по актуальным на сегодня правилам

Таблица со сроками хранения документов в организации

Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков утвержден приказом Минкультуры России от № 558.

Уничтожение документов после истечения срока хранения

Документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек срок хранения данных документов.

Прежде чем уничтожить документы, необходимо провести их инвентаризацию. Для этого создаётся специальная комиссия. В ее состав должны войти сотрудники, имеющие представление о правилах и сроках хранения документов. Например, работники бухгалтерии или финансового отдела.

Состав комиссии назначается приказом и утверждается руководителем организации.

Далее членами комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов, у которых истек срок хранения. В акте указываются следующие данные:

  1. наименование документов
  2. количество документов
  3. период их составления
  4. срок хранения

Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации. После этого документы, указанные в акте, уничтожаются.

Документы можно уничтожить следующими способами:

  1. самостоятельно — например, с помощью шредера; в акте делается отметка о способе уничтожения документов и утверждается руководителем
  2. с помощью сторонней организации, занимающейся уничтожением документов – в этом случае документы ей передаются по реестру, в котором указывается наименование, количество и вес документов; акт об уничтожении переданных документов составляет сторонняя организация и передает его организации-заказчику

Штраф за нарушение сроков хранения документов

За нарушение порядка и сроков хранения документов предусмотрена административная ответственность. Так, организация или ИП могут быть оштрафованы в сумме от двух до трех тысяч рублей.

За отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров налогового учета налоговая может оштрафовать организацию на 10 000 рублей.

В случае, если налоговики докажут, что отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, — организацию могут обязать заплатить штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога (но не менее сорока тысяч рублей).

За непредставление документов по требованию на организацию может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Сроки хранения документов: ужесточение штрафов

С 26 октября вступает в силу Федеральный закон от № 341-ФЗ, ужесточающий санкции за несоблюдение правил хранения и учета документов.

Повышены размеры штрафов:

  • для юрлиц – 5-10 тысяч рублей;
  • для должностных лиц – 3-5 тысяч рублей.

Сроки хранения документов

Отсчет срока хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором закончилось делопроизводство по ним или их ведение. Сроки хранения определяются, исходя из вида отчетности, и устанавливаются НК РФ и Перечнем типовых управленческих архивных документов. Они не зависят от вида носителя и должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Если по одному документу возможно несколько сроков, рекомендуется применять максимальный.

К налоговым документам относятся материалы бухгалтерского и налогового учета, а также те, которые необходимы для расчета и уплаты налогов. По общему правилу, хранить документы, связанные с расчетом и уплатой налогов, следует 4 года. Но для некоторых предусмотрены более длительные периоды, например:

  • постоянно: передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, а также пояснительные записки к ним; положение об оплате труда и премировании работника.
  • 50-75 лет: ведомости на выплату дивидендов по ценным бумагам, расчетные ведомости, документы по заработной плате, о выплате пособий и матпомощи (при отсутствии лицевых счетов), договоры ГПХ с физлицами и др.
  • 10 лет: бумаги по продаже движимого имущества, а также о недостачах, присвоениях, растратах.
  • 6 лет: материалы по налоговым льготам для участников региональных инвестиционных проектов, по соответствию региональным инвестиционным проектам; документы по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов) и т.д.
  • 5 лет: документы об освобождении от налогов, о льготах, об отсрочках уплаты; по расчету налоговой базы организациями; налоговые декларации юридических лиц и предпринимателей; учетная политика и др.

Подробный перечень документов по налогам и сроков их хранения вы найдете в КонсультантПлюс. Закажите бесплатную демонстрацию!

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов на ОМС, ОПС, на ВНиМ в общем порядке нужно хранить 6 лет.

Для ряда бухгалтерских документов определены следующие сроки хранения:

  • «Первичка» – общий срок 5 лет;
  • Кассовые документы – 5 лет;
  • Выписки по банковскому счету – 5 лет;
  • Бухгалтерская отчетность – постоянно
  • Счета-фактуры – 5 лет
  • Налоговые декларации – 5 лет
  • Больничные листы – 6 лет

Кадровые документы по личному составу: лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении хранятся в течение 50 лет. Приказы о дисциплинарных взысканиях – 3 года. Табель учета рабочего времени — 5 лет, графики отпусков – 3 года.

Рекомендуем:

КонсультантПлюс: бесплатный доступ

Заполните форму и пользуйтесь бесплатной демоверсией КонсультантПлюс неограниченное время! Вы получите доступ к законодательным документам и последним новостям в кадровой и бухгалтерской сфере. Система содержит комментарии экспертов, рекомендации, образцы заполнения деклараций и расчетов, готовые решения и т.д.

Источники

Использованные источники информации при написании статьи:

  • https://dpvolga.ru/hranenie-bankovskih-vypisok/
  • https://skupka-prestizh.ru/finansy/skolko-nuzhno-hranit-bankovskie-vypiski.html
  • https://buhguru.com/effektivniy-buhgalter/skolko-nuzhno-khranit-bankovsk-vypiski-na-predpriyatii.html
  • https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/sroki-hraneniya-buhgalterskih-dokumentov/
  • https://o-nalog.ru/biznes/srok-hraneniya-bankovskih-vypisok-i-platezhnyh-poruchenij
  • https://metodzarabotka.ru/sovety/skolko-hranyatsya-bankovskie-vypiski.html
  • https://spmag.ru/articles/srok-hraneniya-bankovskih-vypisok-i-platezhnyh-porucheniy
  • https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2020/9/16016_sroki-xraneniya-buxgalterskix-i-kadrovyx-dokumentov-v-organizacii-v-2021-godu-tablica
  • https://bankstoday.net/last-articles/zachem-nuzhna-vypiska-po-bankovskomu-schetu-kakoj-ona-byvaet-i-kak-ee-poluchit
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий