Где хранится приказ о штатном расписании и какой нужен журнал для кадровых приказов

Каков он, срок хранения штатного расписания, сколько времени документы должны быть в целостности – 75 лет или бессрочно? Где их держат, в архиве или в организации? На все эти вопросы ответы можно найти в статье. Когда нужен приказ об утверждении штатного расписания (ШР) и кто его составляет. Структура документа. Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2022 год. Вам в помощь образцы, бланки для скачивания.

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению: для документов, оконченных делопроизводством после , это может быть 50 лет, до этой даты — 75 лет, а отдельные документы вообще в течение всего периода существования компании. К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются (это 3 года и 5 лет соответственно).

Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?

Из представленной в предыдущем разделе таблицы видно, что частично испорчены табели учета рабочего времени, срок хранения которых по Перечню составляет 5 лет. Поскольку оформлялись эти данные самим работодателем и информация об отработанном сотрудниками ООО «Премьера» времени сохранилась в компьютере бухгалтерии, вопрос о восстановлении испорченных экземпляров трудности не представляет.

Просто выбросить пришедшие в негодность табели (без их замены на аналогичные) нельзя — тогда произойдет самовольное уменьшение нормативно установленных сроков хранения данного вида кадровых документов. А это грозит наказанием для руководства фирмы (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).

А вот от части графиков предоставления отпусков можно избавиться — их необходимо сохранять всего 3 года, и к моменту сортировки кадровой документации он уже истек (кроме графиков за 2017-2022 годы). Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2009–2022 годы не придется.

А вот отлично сохранившиеся анкеты соискателей на рабочие места в ООО «Престиж» за 2015–2022 годы, а также списки работников фирмы, ушедших на пенсию в 2009–2022 годах, необходимо отсортировать, отложив на хранение те, по которым срок хранения продолжается.

Необходимо отметить, что просто выкинуть документы с истекшим сроком хранения нельзя. В этом случае предусмотрена специальная процедура, предусматривающая экспертизу документов с оформлением специального акта. Только затем бумаги утилизируются подходящим для компании способом.

Ознакомиться с процедурой уничтожения документации можно в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

В каких случаях необходим приказ

Внося изменение в штатку, руководитель контролирует структуру предприятия, численность штата и его материальное обеспечение. Распорядительный акт о внесении поправок работодатель вправе издать при необходимости в любой момент деятельности. Среди основных причин:

• исключение из штатки вакантных должностей или целых подразделений компании в связи с организационными изменениями;
• внесение изменений в штатное расписание из-за добавления штатной единицы, если необходимо расширение производства или увеличение объема оказываемых услуг;
• сокращение занятых единиц в связи с сокращением численности или штата организации (индивидуального предпринимателя);
• корректировка окладов;
• переименование подразделения или должности;
• исправление допущенных ошибок.

Решение об этом принимает руководитель, и оно обязательно оформляется специальным распоряжением.

Поправки в ШР делаются двумя способами:

• внесением изменений в старый документ;
• утверждением нового ШР.

Рекомендуется учитывать, что сроки от издания распоряжения до его вступления в силу варьируются в зависимости от вносимых поправок. Эти сроки определены Трудовым кодексом РФ. Если в результате меняются условия труда по инициативе работодателя, сотрудника уведомляют за 2 месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). С учетом необходимости соблюдения этого срока принимается, например, приказ об изменении штатного расписания из-за введения новых должностей или увеличения оклада.

Вот пример распоряжения о поправках в ШР в связи с установлением нового оклада:

Образец допускается разработать самостоятельно, используя примеры бланков, унифицированной формы этого документа нет.